Covid-19 měl na event management zásadní dopad. Zvládli jsme přechod do online prostředí?

Vlivem pandemie se právě tohle odvětví muselo změnit razantně. Vědecké konference, firemní večírky, výstavy, sportovní akce, i sales promo aktivity se v podstatě ze dne na den staly nemožné v podobě, jaké jsme je znali. Rychlá změna podmínek přiměla podnikatele k okamžité reakci. Ti, kteří se dokázali přizpůsobit, jsou dnes mnohem silnější, než bývali dříve. Situace přinesla nové příležitosti zpracování zážitků.

Od masových akcí se musel celý eventový svět posunout k perfektně zorganizovaným setkáním v komornějších prostorech. Bylo nutné zavést precizní digitalizaci a současně vytvořit množství online materiálu.

V profesním slangu event managementu se „face to face event“ musel převést do prostředí internetu jako „online event“. Každý ze způsobů má samozřejmě své výhody a nevýhody.

Face to Face event

Výhody:

• Bohatší program
• Snazší práce s emocemi účastníků
• Možnost tvorby kontaktů při setkávání

Nevýhody:

• Vyšší náklady nay provoz, marketing, realizaci
• Nutné cestování
• Neekologické (plýtvání jídlem, neekologické)

Online event

Výhody:

• Nižší náklady
• Snazší koordinace

Nevýhody:

• Nenahradí atmosféru na místě
• Problém s monetizací
• Nutné kvalitní internetové připojení
• Zpoždění vysílání oproti reálnému času

A abychom získali lepší vhled do eventového světa, vyzpovídali jsme produkční z firmy Event Arena, Kateřinu Herkusovou, která se transformací eventového průmyslu zabývala nejen v práci, ale i ve svém studiu.

Co je vlastně obchodní akce a proč je důležitá?

Obecně je obchodní akce/event na podporu prodeje, součástí marketingového mixu. Event jako takový je pro firmy způsob, jak komunikovat informace k dané cílové skupině.

Jak ovlivnil COVID-19 svět event managementu? Co se muselo především změnit?

Dle mého názoru se event management rapidně změnil. Otázka ale je, jestli k lepšímu, nebo k horšímu. Z mého pohledu jde o krok dopředu, ze začátku pandemie jsme se všichni museli přizpůsobit, akce se rušily, lidé přicházeli o práci. Nastala jakási panika. Ovšem postupem času si klienti čím dál více uvědomovali, že nějak potřebují přece komunikovat s veřejností/partnery/zákazníky, a tak se začaly rozvíjet tzv. virtuální nebo spíše online eventy. Nebylo to vůbec lehké a mnoho agentur zkrachovalo, ale dnes už se jedná o naprosto běžnou formu eventu. Obecně práce z domova a tyto online eventy se staly součástí našich životů. Online přenosy nám nabízejí možnost realizovat rozhovor se zajímavými speakery, kteří zrovna nejsou v blízkosti studia/místa konání akce. Především bylo nutné změnit přemýšlení lidí nad eventovým průmyslem a naučit se nové dovednosti.

Je Vám příjemné, jakým směrem se Vaše práce mění?

Když pominu fakt, že té práce je méně, tak ano, je mi to příjemné. Pro mě to byla změna asi jako pro každého z nás. Musela jsem si osvojit nové dovednosti a znalosti, se kterými jsem se dříve nesetkala. Líbí se mi realizování online eventů, i když na klasické živé face to face eventy to prostě nemá.

Je zde příležitost pro nové odborníky? Dochází k rekvalifikaci?

Rozhodně se díky online eventům objevily nové pracovní pozice. Z produkčních/event managerů se stali asistenti režie, inspicienti.

Inspice je většinou spojka s hlavním režisérem. Je to v podstatě člověk, který má na starosti chod studia, respektive přímo green screen. Většinou připravuje na green screenu značky, kde se má speaker pohybovat na základě vytvořeného online studia. Následně vše vysvětluje speakerům, jak se pohybovat, do jaké kamery koukat, co dělat. Při streamování je pak v komunikaci s režisérem a posílá na základě scénáře lidi na vyznačené značky na green screenu.

Hledět dopředu je v této situaci klíčové. Svět se mění každou minutou, můžeme tedy do budoucna sledovat i další změny, které přijdou s pokrokem technologií, jak dodává Kateřina. Podle ní online eventy nezmizí, budou využívány pro menší webináře nebo zkrátka při nedostatku finančních prostředků.

Jako stvořený pro komorní akce je Foch Cowork. Najdete ho na Smíchově. Není sice velký, ale o to je útulnější. Jedná se o kreativní prostor, ve kterém naleznete vše, co hledáte. Sdílený prostor nabízí vybavenou kancelářskou místnost i příjemné pokoje vhodné k setkávání, rozhovorům i natáčení.

Zdroj: Redakční článek Czechsight
Herkusová, Kateřina, Komparace live eventu s online eventem, Bakalářská práce, 2021

Ilustrační fotografie: Libby Penner via Unsplash
Fotografie: Jakub Joachim